ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการสินค้าคงคลัง และประโยชน์ของการจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management)

ความรู้ทั่วไป เกี่ยวกับการจัดการสินค้าคงคลัง และประโยชน์ของการจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management)


          การจัดการสินค้าคงคลัง  (Inventory Management) : มีบทบาทและความสำคัญต่อความสมดุลทางการตลาด หากจัดการดีก็จะทำให้ธุรกิจนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น แต่หากจัดการแย่ก็จะส่งผลให้ธุรกิจนั้นหยุดชะงักจนเกิดความเสียหายได้ ผู้ผลิตหรือผู้ประกอบการจึงต้องมีวิธีวางแผนและบริหารจัดการให้รอบคอบเพื่อให้ดำเนินธุรกิจต่อไปได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมองค์ความรู้ด้านการจัดการสินค้าคงคลังถึงมีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์กร โดยเริ่มจากกระบวนการวางแผน สั่งซื้อ จัดเก็บ ควบคุม และติดตามสินค้าทุกขั้นตอน ตั้งแต่วัตถุดิบจนถึงสินค้าสำเร็จรูป


สินค้าคงคลัง (Inventory) คือ สินค้าที่ธุรกิจมีไว้เพื่อจำหน่าย รวมถึงวัตถุดิบที่มีไว้ใช้ในกระบวนการผลิต
การบริหารจัดการสินค้าคงคลังให้เกิดประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างมาก ช่วยลดต้นทุนเพราะการมีสินค้าคงคลังมากเกินไป ทำให้มีต้นทุนการจัดเก็บสูง เงินทุนจม อีกทั้งการบริการสินค้าคงคลังให้เกิดประสิทธิภาพยังช่วยตอบสนองความต้องการ
ของลูกค้า สร้างความมั่นใจให้ธุรกิจว่ามีสินค้าเพียงพอต่อการจำหน่ายสามารถวางแผนการตลาดได้อย่างต่อเนื่อง
สร้างศักยภาพในการแข่งขัน

 
สินค้าคงคลัง มีหลายประเภท แบ่งได้เป็น 5 ประเภทหลัก ๆ ดังนี้

1. สินค้าคงคลังประเภทวัตถุดิบ (Raw Materials: RM)

วัตถุดิบ คือ สิ่งที่ผู้ผลิตนำมาใช้ในกระบวนการผลิตหรือแปรรูปให้เป็นสินค้าสำเร็จรูป อาจจะอยู่ในรูปของวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนของสินค้า เพื่อนำไปแปรสภาพให้เป็นสินค้าสำเร็จรูป รวมไปถึงสิ่งของที่บริษัทเลือกซื้อมาจากแหล่งอื่นด้วยเช่นกัน 

2. สินค้าคงคลังประเภทงานที่อยู่ในขั้นตอนผลิต (Work-in-process: WIP)

สินค้าคงคลังประเภทนี้เป็นวัตถุดิบหรือสินค้าที่ยังอยู่ในขั้นตอนผลิต แปรรูป ที่อยู่ในลักษณะที่ไม่สมบูรณ์ รอการแปรรูปอีกรอบเพื่อให้สินค้าพร้อมจำหน่าย หรือสินค้าที่ค้างอยู่ระหว่างกระบวนการผลิต จนกว่าสินค้าจะผลิตเสร็จพร้อมขาย 

3. สินค้าคลังประเภทสินค้าสำเร็จรูป (Finish Good: FG) 

สินค้าสำเร็จรูปเป็นสินค้าผ่านกระบวนการผลิตทุกขั้นตอนอย่างสมบูรณ์ ต้องผ่านการเช็ก ตรวจสอบมาตรฐานของบริษัทเรียกได้ว่าเป็นสินค้าพร้อมจัดจำหน่าย ส่งมอบให้ลูกค้า เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ตามหน้าที่ของสินค้า

4. วัสดุสิ้นเปลือง/อุปกรณ์สำหรับซ่อมบำรุง (Supplies/MRO)
            วัสดุที่ใช้ในการผลิตหรือดำเนินงาน แต่ไม่ได้เป็นส่วนประกอบหลักของสินค้าสำเร็จรูป เช่น น้ำมันหล่อลื่น ด้าย กระดาษ หรืออะไหล่เครื่องจักร (Maintenance, Repair, and Operations - MRO)

5. สินค้ากันชน/สินค้าสำรอง (Safety Stock/Buffer Stock)
            สินค้าคงคลังสำรองที่เก็บไว้เพื่อป้องกันความไม่แน่นอน เช่น ความต้องการที่สูงขึ้นกะทันหัน หรือการส่งมอบล่าช้าจากซัพพลายเออร์

ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง มีหลายแบบให้เลือก ดังนี้

1. ระบบ ABC (Activity Based Costing) แบ่งออกตามมูลค่า (Value) ของสินค้าชนิดนั้น  มี 3 ประเภทย่อย คือ
             1.1 สินค้าประเภท A (เข้มงวดมาก) มูลค่ากว่า 80 % ของราคาสินค้าคงคลังทั้งหมด ต้องใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องและต้องเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัย ส่วนการจัดซื้อควรหาผู้ขายไว้หลาย ๆ ราย เพื่อลดความเสี่ยงเรื่องขาดแคลนสินค้า รวมถึงสร้างทางเลือกให้สามารถเจรจาต่อรองราคาได้
            1.2 สินค้าประเภท B (เข้มงวดปานกลาง) มูลค่าประมาณ 20% ของราคาสินค้าคงคลัง ใช้วิธีเหมือนสินค้า A แต่มีความถี่ในการตรวจนับจำน้อยกว่า
            1.3 สินค้าประเภท C (เข้มงวดน้อย) มูลค่าไม่เกิน 10% ของราคาสินค้าคงคลังทั้งหมด สินค้าคงคลังประเภทนี้จะวางให้ใช้ได้ตามสะดวก เนื่องจากเป็นของราคาถูกและมีปริมาณมาก

2. ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Continuous Inventory System Perpetual System)
           ใช้วิธีลงบัญชีทุกครั้งที่มีการรับและจ่ายของ สินค้าคงคลัง ทำให้บัญชีแสดงยอดคงเหลือแบบเรียลไทม์ของสินค้าคงคลังอยู่เสมอ 

3. ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)
            ใช้วิธีการลงบัญชีเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี ฯลฯ เหมาะกับสินค้าที่มีการสั่งซื้อและเบิกใช้เป็นช่วงเวลาที่แน่นอน ส่วนมากมักจะมีระดับสินค้าคงคลังเหลือสูงกว่าระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง เพราะมีการเผื่อสำรองการขาดมือสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิดไว้ก่อนล่วงหน้า และสามารถปรับปริมาณการสั่งซื้อใหม่ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงไปด้วย 

ประโยชน์ของสินค้าคงคลังมีอะไรบ้าง???

            ประโยชน์ของสินค้าคงคลัง ช่วยสำรองวัตถุดิบ ชิ้นส่วนในการผลิต และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป สำหรับผลิตและจัดจำหน่ายให้เพียงพอต่อความต้องการของผู้บริโภค และช่วยให้กระบวนการผลิตทั้งหมดไม่หยุดชะงัก ช่วยรักษาฐานลูกค้า สินค้าคงคลังจึงมีความสำคัญมากในการทำธุรกิจ เพราะเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยสร้างความสมดุลให้กับห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)  นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่นำไปใช้คำนวณต้นทุนสินค้าคงคลังให้อยู่ระดับที่ต่ำสุดแบบไม่กระทบต่อการบริหารงานอีกด้วย การจัดการสินค้าคงคลังจึงเป็นสิ่งที่เจ้าของของธุรกิจไม่ควรมองข้ามเลยแม้แต่น้อย  เมื่อเราเข้าใจการบริหารสินค้าคงคลังให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละกลุ่มแล้ว จะทำให้เรารู้ว่าควรเก็บสินค้าคงคลังประเภทไว้มากน้อยเพียงใด สามารถเปรียบเทียบเป็นอัตราส่วน หรือมูลค่าบาทก็ได้

          จะเห็นว่าการจัดการสินค้าคงคลัง นั้นมีรายละเอียดหลายอย่าง โดยเฉพาะในปัจจุบันที่มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก ส่งผลให้มีระบบต่าง ๆ เพิ่มขึ้นจำนวนมากขึ้น และต้องคอยอัพเดทข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และหวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์ต่อผู้อ่านในการทำความเข้าใจแนวคิดและแนวทางการดำเนินงานในประเด็นต่าง ๆ ที่ได้กล่าวถึง อีกทั้งสามารถนำข้อมูลและข้อเสนอแนะไปประยุกต์ใช้ในการวางแผน พัฒนา และปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งในด้านการบริหารจัดการ การใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม และการเตรียมความพร้อมในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันที่เพิ่มสูงขึ้นในอนาคต อันจะนำไปสู่การเติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืนในระยะยาว

          ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือหัวใจสำคัญในการสร้างความสมดุลระหว่างการผลิตและการจำหน่าย หากบริหารจัดการได้ดีจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น ลดต้นทุน และเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน  และประโยชน์ของสินค้าคงคลัง รักษาสมดุล ช่วยให้กระบวนการผลิตไม่หยุดชะงักและมีสินค้าเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า  ลดต้นทุน การจัดการที่มีประสิทธิภาพช่วยป้องกัน "เงินทุนจม" และลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บที่สูงเกินไป ตลอดจนความพึงพอใจลูกค้า สร้างความมั่นใจว่ามีสินค้าพร้อมขายตลอดเวลา ช่วยรักษาฐานลูกค้าเดิมและสร้างโอกาสทางการตลาด

ผู้เขียน Khao Soi